Versie 1.2 – laatst bijgewerkt op 6 oktober 2026

Apert IT B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Apert IT B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

• Bedrijfsnaam: Apert IT B.V.
• Adres: Veersedijk 99c, 3341 LL Hendrik-Ido-Ambacht
• KvK-nummer:
• E-mail: privacy@apert-it.nl
• Telefoon: 078 208 00 06

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken we de volgende gegevens:

• Contact- en offerteformulieren: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer.
• AI-bedrijfsanalyse: bedrijfsnaam, website-URL, bedrijfsactiviteiten en vestigingsplaats die je zelf invult, en het gegenereerde analyseresultaat.
• Klanten en leveranciers: naam, functie, zakelijke contactgegevens, factuur- en betalingsgegevens, en gegevens die nodig zijn om onze IT-diensten te leveren en te ondersteunen (zoals gebruikersaccounts en supportverzoeken).
• Websitebezoek: IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk), browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s en klikgedrag, via cookies en vergelijkbare technieken.
• Telefoon en e-mail: gegevens die je met ons deelt wanneer je ons belt of mailt.

We verwerken bewust geen bijzondere persoonsgegevens via onze website. Vul in onze formulieren en de AI-tool daarom geen gevoelige gegevens in.

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

• Beantwoorden van vragen en offerteaanvragen – grondslag: uitvoering van (de voorbereiding van) een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren.
• Leveren van onze IT-diensten en klantondersteuning – grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie en administratie – grondslag: wettelijke verplichting (onder meer fiscale bewaarplicht).
• Uitvoeren van de AI-bedrijfsanalyse – grondslag: jouw toestemming, die je geeft door de tool te gebruiken en de analyse te starten.
• Analyseren en verbeteren van onze website – grondslag: toestemming via onze cookiebanner.
• Relatiebeheer en zakelijke contactmomenten – grondslag: gerechtvaardigd belang. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken.

4. AI-bedrijfsanalyse (OpenAI)

Op onze website kun je een gratis AI-bedrijfsanalyse laten maken. De gegevens die je invult, worden via een beveiligde verbinding naar de API van OpenAI (OpenAI, L.L.C., Verenigde Staten) gestuurd om de analyse te genereren. Volgens de voorwaarden van OpenAI worden gegevens die via de API worden verstuurd standaard niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en worden ze slechts beperkt bewaard voor misbruikmonitoring.

De analyse is automatisch gegenereerd en bedoeld als indicatie. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor je heeft. Vul alleen zakelijke, openbare informatie in en geen persoonsgegevens van anderen.

5. Cookies, Google Analytics en Google Maps

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken. Daarnaast gebruiken we, alleen na jouw toestemming:

• Google Analytics – om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. We hebben IP-anonimisering ingeschakeld en het delen van gegevens met Google zoveel mogelijk uitgezet.
• Google Maps – om onze locatie op een kaart te tonen. Google kan hierbij cookies plaatsen en je IP-adres verwerken.

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via [link naar cookie-instellingen] of door cookies in je browser te verwijderen.

6. Met wie delen wij jouw gegevens?

We verkopen jouw gegevens nooit aan derden. We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met deze verwerkers sluiten we waar nodig een verwerkersovereenkomst. Het gaat om:

• Microsoft (Microsoft 365) – e-mail, het versturen van formulieren en interne administratie;
• Google – Google Analytics en Google Maps;
• OpenAI – de AI-bedrijfsanalyse;
• [naam hostingprovider] – hosting van onze website;
• [boekhoudpakket / accountant] – financiële administratie.

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van de genoemde partijen (zoals Google, Microsoft en OpenAI) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt alleen plaats met passende waarborgen, zoals certificering onder het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

• Contact- en offerteaanvragen zonder vervolg: maximaal [12] maanden na het laatste contact.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt en tot [2] jaar daarna.
• Facturen en administratie: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Invoer en resultaten van de AI-bedrijfsanalyse: maximaal [30] dagen, tenzij je ons vraagt contact met je op te nemen.
• Analytische gegevens: maximaal [14] maanden.

9. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen (SSL/TLS), meervoudige authenticatie, toegangsbeheer op basis van noodzaak, regelmatige updates en back-ups. We werken onze informatiebeveiliging continu bij en richten ons daarbij op de normen van ISO/IEC 27001.

10. Apert IT als verwerker voor klanten

Als IT-dienstverlener hebben we bij het beheren van systemen soms toegang tot persoonsgegevens van onze klanten. In die situatie is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De afspraken daarover leggen we vast in een verwerkersovereenkomst, als onderdeel van onze algemene voorwaarden (NLdigital Voorwaarden). Deze privacyverklaring gaat niet over die verwerkingen.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur je verzoek naar privacy@apert-it.nl . We reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.

12. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl .

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten of de wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we onze klanten actief.